Thuê, mua hay cho thuê? Thêm xe nâng pallet cho mùa cao điểm

Ma trận quyết định 4 trục và ảnh chụp nhanh 30 giây dành cho các nhà điều hành kho cần thêm thông tin. Xe nâng pallet bằng taytrước khi mùa cao điểm bắt đầu.

Vì sao mùa cao điểm lại đặt ra câu hỏi mua - thuê - cho thuê dài hạn?

Đối với hầu hết các kho hàng, số lượng xe nâng tay tiêu chuẩn được thiết kế cho một ngày thứ Ba trung bình trong tháng Ba. Công thức tính toán này đúng trong khoảng bảy tháng của năm. Năm tháng còn lại — đặc biệt là quý 4, từ cuối tháng Mười đến Tết Dương lịch — có năng suất vượt xa mức tiêu chuẩn từ 30 đến 60%, đôi khi còn cao hơn đối với các nhà bán lẻ trực tuyến hoạt động trong giai đoạn từ Black Friday đến Cyber ​​Monday.

Dấu hiệu đầu tiên thường là tình trạng tắc nghẽn bến bãi. Xe rơ moóc ùn tắc. Tài xế ngồi chờ. Các kiện hàng chất đống trong lối đi vì tất cả các xe tải đều đã di chuyển. Sau đó, các sự cố bắt đầu xảy ra: gioăng bơm bị mòn trên xe tải số 7, con lăn dẫn hướng bị nứt trên xe tải số 12, ổ bi bánh xe chịu tải bị hỏng trên xe tải số 3. Đội xe vốn tưởng chừng đủ dùng vào tháng 9 bỗng nhiên thiếu bốn xe tải vào giữa tháng 11.

Đến lúc này, câu hỏi không còn mang tính lý thuyết nữa. Bạn cần thêm xe tải, cần sớm, và bạn có ba lựa chọn thực tế: thuê từ đại lý địa phương hoặc đội xe cho thuê quốc gia, mua từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối, hoặc cho thuê Thông qua chương trình tài chính đội xe hoặc chương trình liên kết với nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM). Mỗi phương án có hình thức chi phí khác nhau, thời gian thực hiện khác nhau và giá trị còn lại khác nhau. Chọn sai phương án, bạn sẽ hoặc đốt tiền vào tài sản nhàn rỗi vào tháng Hai, hoặc lại phải vội vàng tìm cách giải quyết vào tháng Mười năm sau.

Đây là quyết định mà phần còn lại của hướng dẫn này được xây dựng để giúp bạn đưa ra. Nó được viết dành riêng cho người quản lý mua sắm, trưởng bộ phận vận hành hoặc chủ sở hữu kiêm điều hành cần phải cam kết ngân sách trong vòng hai đến bốn tuần tới. Chúng ta sẽ xem xét bốn yếu tố thực sự quyết định câu trả lời (số ngày sử dụng, tình hình tiền mặt, giá trị còn lại và thời gian giao hàng), cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan trong 30 giây, sau đó sẽ đi sâu vào từng khía cạnh thuê/mua/cho thuê. Ở những phần tính toán cụ thể, chúng ta sử dụng các phạm vi tương đối thay vì con số đô la, bởi vì tỷ lệ và điều khoản hợp đồng theo khu vực khác nhau quá nhiều để có thể công bố một con số duy nhất trung thực trên tất cả năm mươi tiểu bang.

Quyết định nhanh trong 30 giây: Thuê, mua hay cho thuê

Trước khi đi vào chi tiết, đây là ma trận tổng quan. Hãy tìm hàng phù hợp với phép toán của bạn, và bạn sẽ có câu trả lời ban đầu trong vòng chưa đầy một phút.

Sau khi có câu trả lời ban đầu từ bảng trên, ba phần tiếp theo sẽ đi sâu vào chi tiết về cơ chế thuê, mua và cho thuê, bao gồm cả các chế độ hỏng hóc mà hầu hết người vận hành thường bỏ qua và ngưỡng hòa vốn cần thiết để đưa ra quyết định cuối cùng.

Thuê nhà: Khi chi phí hàng tháng vượt trội so với chi phí đầu tư ban đầu.

Thuê xe nâng tay là lựa chọn phù hợp khi cần sử dụng thiết bị trong một khoảng thời gian xác định, khi nguồn lực bảo trì nội bộ hạn chế, hoặc khi dự báo nhu cầu chưa được chứng minh. Hợp đồng thường được lập theo tuần hoặc theo tháng, công ty cho thuê sẽ giao hàng đến kho của bạn và thu hồi thiết bị khi bạn kết thúc thời gian thuê. Dịch vụ thường được bao gồm trọn gói: nếu gioăng bơm thủy lực bị hỏng trên thiết bị thuê, bạn chỉ cần gọi cho nhà cung cấp và họ sẽ đổi xe khác, thường trong vòng 24 giờ.

Những yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý khi thuê nhà:

• Giá theo ngày, giá theo tuần, giá theo tháng. Giá thuê theo ngày là mức giá cao nhất tính trên mỗi ngày; giá thuê theo tuần sẽ giảm đáng kể chi phí trên mỗi ngày; giá thuê theo tháng sẽ giảm chi phí hơn nữa. Nếu bạn biết mình cần xe tải trong 45 ngày, hãy thương lượng giá thuê theo tháng, chứ không phải giá thuê theo ngày.
• Giao hàng, nhận hàng và đổi trả. Luôn xác nhận xem phí giao hàng và nhận hàng đã được bao gồm chưa. Mức giá niêm yết thấp nhưng phí giao hàng riêng biệt có thể làm thay đổi kết quả so sánh. Điều tương tự cũng áp dụng cho các điều khoản bảo hành đổi trả trong trường hợp lỗi.
• Miễn trừ trách nhiệm thiệt hại so với trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Thỏa thuận miễn trách nhiệm thiệt hại chuyển chi phí thiệt hại do người vận hành gây ra (làm rơi pallet, va chạm với xe nâng) từ bảng cân đối kế toán của bạn sang công ty cho thuê, với một khoản phí. Đối với các hoạt động có lưu lượng giao thông cao, thỏa thuận miễn trách nhiệm này thường tự bù đắp chi phí.
• Thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng thuê nhà. Hầu hết các hợp đồng thuê nhà hàng tháng yêu cầu thông báo trước từ 7 đến 30 ngày để trả nhà. Nếu thời gian thuê cao điểm của bạn kết thúc đột ngột, bạn có thể phải trả tiền cho phần tháng bạn không sử dụng. Hãy thương lượng để rút ngắn thời gian thông báo xuống còn 7 ngày nếu có thể.

Lợi thế tiềm ẩn của việc thuê nhà là gì? không Những chi phí này thể hiện rõ trên hóa đơn: không cần quản lý lịch khấu hao, không phát sinh chi phí lưu kho trong tám tháng không sử dụng, không cần ngân sách bảo trì cho bơm thủy lực hoặc bánh xe chịu tải. Đối với một đợt cao điểm tại một địa điểm duy nhất, những chi phí gián tiếp này thường là yếu tố quyết định giữa việc thuê và mua, ngay cả khi giá thuê mỗi ngày có vẻ cao hơn trên giấy tờ.

Dành cho các nhà điều hành muốn tìm hiểu sâu hơn về chi phí của xe đẩy tay, xe nâng pallet điện và Máy xếp bộ đàms, thecơ sở kiến ​​thức về kho bãi và phân phối từ Warehousedc và các nguồn lực mua sắm tại Hiệp hội các nhà phân phối thiết bị xử lý vật liệu là những điểm khởi đầu tốt. Cộng đồng ForkliftAction Ứng dụng này cũng theo dõi phạm vi giá thuê hiện tại theo từng khu vực, rất hữu ích khi bạn đang kiểm tra tính khả thi của báo giá.

Mua ngay: Khi nhà kho làm chủ tương lai của chính nó

Mua xe là lựa chọn đúng đắn khi xe sẽ được sử dụng trong phần lớn thời gian trong năm, khi bạn có đủ vốn hoặc hạn mức tín dụng để chi trả cho việc mua xe, và khi bạn muốn tài sản đó được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán. Sau khi trả hết tiền mua xe, chi phí mỗi ngày sẽ giảm xuống chỉ còn chi phí bảo trì và lưu trữ, thấp hơn đáng kể so với bất kỳ mức giá thuê hoặc cho thuê nào trong thời gian đủ dài.

Các yếu tố cơ học quan trọng nhất cần lưu ý khi mua hàng:

• Công suất và chu kỳ hoạt động. Chọn xe nâng phù hợp với tải trọng. Một xe nâng tay tiêu chuẩn có tải trọng 5.500 lb (2,5 tấn) như... Xe nâng tay BF25 Bao gồm phần lớn thuế nhập khẩu kho hàng ở Bắc Mỹ. Chọn kích thước nhỏ hơn mức cần thiết là sai lầm tốn kém nhất; chọn kích thước lớn hơn mức cần thiết đứng thứ hai.
• Thời gian giao hàng. Đại lý có sẵn hàng tại địa phương có thể giao hàng trong vài ngày. Đơn đặt hàng trực tiếp từ nhà máy thường mất từ ​​25 đến 35 ngày sản xuất cộng thêm thời gian vận chuyển đường biển, vì vậy hãy lên kế hoạch trước nếu mùa cao điểm sắp đến. Thời gian chờ là lý do phổ biến nhất khiến các nhà điều hành thuê trước rồi mới chuyển sang đặt hàng mua vào mùa thấp điểm.
• Bảo hành và khả năng cung cấp phụ tùng. Hãy tìm loại có bảo hành ít nhất một năm cho bơm thủy lực và bảo hành nhiều năm cho khung gầm. Xác nhận rằng các bộ phận hao mòn (bánh xe, gioăng, con lăn dẫn hướng) được dự trữ trong khu vực, chứ không phải chỉ được vận chuyển từ nước ngoài theo đơn đặt hàng.
• Giá trị còn lại. Xe nâng tay được bảo dưỡng tốt sẽ giữ được một phần đáng kể giá trị của nó sau 5 năm, đặc biệt nếu nó được kiểm tra tải trọng hàng năm và hệ thống thủy lực được giữ sạch sẽ. Giá trị còn lại này là giá trị kinh tế thực sự mà việc thuê hoặc cho thuê không thể mang lại cho bạn.

Chi phí ẩn của việc mua sắm là điều mà hầu hết các nhà điều hành thường đánh giá thấp: chi phí lưu trữ trong những tháng không hoạt động, bảo trì định kỳ và sự cố hỏng hóc giữa kỳ không thể tránh khỏi khiến một thiết bị phải ngừng hoạt động từ hai đến năm ngày trong khi chờ tìm phụ tùng. Một nguyên tắc tốt là nên bổ sung một thiết bị dự phòng thuộc sở hữu của công ty cho mỗi tám đến mười thiết bị đang hoạt động, để một sự cố duy nhất không làm gián đoạn toàn bộ tuyến đường. Chi phí vốn cho sự dự phòng đó là có thật, nhưng thường thấp hơn chi phí nhân công của một bến cảng bị đình trệ trong tuần lễ Black Friday.

Đối với các nhà vận hành đang cân nhắc giữa xe nâng tay thủ công và xe nâng điện trước khi đầu tư vốn, bản phân tích chi tiết mà chúng tôi đã công bố trước đó sẽ so sánh chi phí trong 5 năm một cách song song và là một tài liệu bổ sung hữu ích cho hướng dẫn này: Xe số sàn so với xe điện: Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong 5 năm.Phần đó đề cập đến quyết định về loại thiết bị; phần này đề cập đến quyết định về phương thức mua sắm. Cả hai phần cùng nhau giải quyết xong vấn đề mua hàng.

Thuê mặt bằng: Khi dòng tiền và sự linh hoạt là yếu tố quan trọng.

Thuê mua nhà nằm giữa hình thức thuê và mua. Bạn cam kết trả một khoản phí hàng tháng trong một thời hạn cố định, thường là 24, 36, 48 hoặc 60 tháng, và khi kết thúc thời hạn, bạn có ba lựa chọn: trả lại nhà (thuê theo giá thị trường hợp lý, hay FMV), mua lại với giá còn lại (thường là 1 đô la hoặc 10% giá gốc, tùy thuộc vào cấu trúc nhà), hoặc gia hạn hợp đồng. Hợp đồng thuê mua là một sản phẩm tài chính, không phải là sản phẩm dịch vụ, đây là điểm khác biệt quan trọng nhất so với hợp đồng thuê nhà thông thường.

Những yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý khi thuê xe:

• Giá trị thị trường hợp lý so với việc mua lại với giá 1 đô la. Hợp đồng thuê theo giá thị trường có mức thanh toán hàng tháng thấp hơn vì giá trị còn lại của xe thuộc về bên cho thuê; bạn trả lại xe khi kết thúc hợp đồng. Hợp đồng thuê mua với giá 1 đô la có mức thanh toán hàng tháng cao hơn vì về cơ bản bạn đang tài trợ toàn bộ chi phí mua; bạn sở hữu xe khi kết thúc hợp đồng.
• Thanh toán theo từng đợt hoặc theo mùa. Một số công ty tài chính cho thuê đội xe cho phép thanh toán theo từng giai đoạn phù hợp với dòng tiền của bạn — thấp hơn vào những tháng thấp điểm, cao hơn vào những tháng cao điểm. Đối với hoạt động theo mùa, đây có thể là sự cân bằng tối ưu nhất giữa chi phí và doanh thu.
• Sự linh hoạt vào cuối kỳ học. Giá trị của việc thuê xe nằm ở những quyền lựa chọn mà nó mang lại cho bạn khi kết thúc hợp đồng. Nếu nhu cầu giảm, bạn có thể trả lại xe. Nếu nhu cầu ổn định, bạn có thể mua lại xe với giá trị còn lại. Nếu có mẫu xe mới ra mắt, bạn có thể nâng cấp. Thuê xe không mang lại cho bạn bất kỳ quyền lựa chọn nào trong số này; mua xe mang lại cho bạn tất cả những quyền lựa chọn đó nhưng bạn phải bỏ tiền mặt ra trả trước.
• Trách nhiệm bảo trì. Một số hợp đồng thuê nhà bao gồm phí bảo trì, một số khác lại tính phí đó cho người thuê. Hãy đọc kỹ điều khoản bảo trì; đây là nơi phát sinh hầu hết các bất ngờ trong hợp đồng thuê nhà.

Thuê kho thường là giải pháp phù hợp nhất cho các nhà khai thác có thời gian sử dụng từ 90 đến 180 ngày — quá nhiều để thuê có hiệu quả về chi phí, nhưng chưa đủ để mua có thể chiếm ưu thế về chi phí mỗi ngày. Đây cũng là giải pháp phù hợp cho các nhà khai thác muốn bảo toàn tiền mặt cho các khoản đầu tư vốn khác (giá kệ, băng tải, nâng cấp hệ thống quản lý kho) trong khi vẫn có được công suất dự phòng cần thiết cho thời điểm cao điểm. Hiệp hội Cho thuê và Tài chính Thiết bị Công ty này xuất bản các cấu trúc tham chiếu và hướng dẫn dành cho người tiêu dùng, hữu ích cho việc so sánh bất kỳ đề nghị thuê nào bạn nhận được.

Cạm bẫy tiềm ẩn của hình thức thuê mua là giả định về giá trị còn lại. Nếu bạn ký hợp đồng thuê 36 tháng với giá trị thị trường hợp lý (FMV) và cho rằng bạn sẽ muốn giữ chiếc xe tải, nhưng đến tháng thứ 34, giá trị của chiếc xe thấp hơn giá trị còn lại dự kiến, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm cho khoản chênh lệch đó. Luôn luôn kiểm tra kỹ giá trị còn lại so với giá trị thị trường thực tế trước khi ký hợp đồng.

Tính toán mùa cao điểm: Điểm hòa vốn sau 30 / 60 / 90 / 180 ngày

Con số hữu ích nhất trong toàn bộ quyết định này là số ngày mỗi năm mà chiếc xe tải bổ sung thực sự hoạt động. Những ngày nhàn rỗi đều tốn tiền trong mọi mô hình mua sắm, nhưng chi phí sẽ rất khác nhau tùy thuộc vào mô hình bạn chọn. Bảng dưới đây thể hiện số ngày sử dụng tương ứng với phương án mua sắm tối ưu, với các giả định được nêu rõ để bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với hoạt động của mình.

Các ngưỡng trên là phạm vi, không phải là điểm giao nhau chính xác. Ngày chính xác mà thuê nhà trở nên rẻ hơn thuê nhà phụ thuộc vào môi trường giá cả khu vực, cấu trúc giá trị còn lại của hợp đồng thuê và liệu phí bảo trì có được gộp chung hay không. Để kiểm tra tình huống cụ thể của bạn, trung tâm tài nguyên đào tạo và vận hành xe nâng và các tiêu chuẩn mua sắm tại Công nghiệp Carriff Cung cấp các điểm so sánh hữu ích. Đối với thời gian giao hàng từ phía nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) và cấu trúc chương trình đội xe, các nguồn tài nguyên công khai tại Toyota Material Handling Và Hyster-Yale Đây là những tài liệu tham khảo tốt về cấu trúc của một hợp đồng đội xe, ngay cả khi cuối cùng bạn mua hàng từ một nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) khác.

Con số còn lại ảnh hưởng đến câu trả lời là khi Trong năm mà những ngày đó rơi vào. Một chiếc xe tải hoạt động liên tục 120 ngày từ tháng 11 đến tháng 2 là một quyết định hoàn toàn khác so với một chiếc xe tải hoạt động rải rác 120 ngày trong năm, bởi vì chi phí lưu kho và thời gian nhàn rỗi tích lũy khác nhau. Hãy theo dõi trung thực khoảng thời gian cao điểm thực tế của bạn trước khi cam kết với một phương thức mua sắm.

Bảng kiểm tra mua sắm mùa cao điểm gồm 12 câu hỏi

Trước khi ký bất cứ thứ gì — hợp đồng thuê nhà, hợp đồng cho thuê hoặc đơn đặt hàng — hãy xem xét kỹ danh sách này. Mỗi câu hỏi đều gắn liền với một điểm quyết định đã từng gây khó khăn cho hoạt động kho hàng thực tế trong năm mùa cao điểm gần đây.

1. Mỗi năm chiếc xe tải bổ sung sẽ hoạt động thực tế bao nhiêu ngày? (Sử dụng bảng trong Phần 7 để thiết lập lộ trình mua sắm.)
2. Liệu dự báo nhu cầu cho thời điểm cao điểm này có đáng tin cậy không, hay đây chỉ là thời điểm cao điểm đầu tiên tại địa điểm/hợp đồng này? (Nếu không chắc chắn, hãy thuê trong thời điểm cao điểm này và xem xét lại vào quý 1.)
3. Tình hình tiền mặt vào tháng 10 như thế nào, và chi phí cơ hội của việc đầu tư tiền vào thiết bị là bao nhiêu? (Nếu nguồn tiền mặt hạn chế, hãy chọn thuê hoặc cho thuê.)
4. Thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng cho mỗi trong ba phương án là bao lâu? (Đây thường là ràng buộc.)
5. Chi phí bảo trì đã bao gồm trong giá thuê hay là trách nhiệm của bạn? (Hãy đọc kỹ điều khoản trong hợp đồng.)
6. Chính sách miễn trách nhiệm thiệt hại là gì, và liệu nó có phù hợp với trình độ đào tạo của người vận hành của chúng ta không? (Đối với các địa điểm có lưu lượng truy cập cao, việc miễn trách nhiệm thường sẽ bù đắp chi phí.)
7. Thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng thuê là bao lâu, và liệu nó có trùng với ngày kết thúc mùa cao điểm của chúng tôi không? (Nếu có thể, hãy thương lượng xuống còn 7 ngày.)
8. Giả định về giá trị còn lại của bất kỳ hợp đồng thuê theo giá trị thị trường hợp lý (FMV) nào là gì, và liệu giả định đó có thể được chứng minh là hợp lý dựa trên dữ liệu thị trường hiện tại hay không? (Hãy kiểm tra khả năng chịu đựng trước khi ký hợp đồng.)
9. Hợp đồng thuê có cho phép thanh toán theo mùa hoặc theo từng giai đoạn phù hợp với dòng tiền của chúng ta không? (Đây thường là câu trả lời rõ ràng nhất đối với các hoạt động kinh doanh theo mùa cao điểm.)
10. Chế độ bảo hành cho mỗi thiết bị mua về là gì, và các phụ tùng thay thế có được dự trữ theo khu vực không? (Giảm thiểu rủi ro thời gian ngừng hoạt động giữa giờ cao điểm.)
11. Chúng ta có kế hoạch dự phòng nếu một thiết bị gặp sự cố giữa giờ cao điểm không? (Một thiết bị dự phòng cho mỗi 8-10 thiết bị đang hoạt động là một quy tắc khả thi.)
12. Chúng ta đã phân loại xe tải theo trạng thái (chính / dự phòng / đang bảo dưỡng) để tránh tình trạng trùng lặp giữa các xe mới chưa? (Xem ghi chú về tuyến đường trong Mục 4.)

Nếu câu trả lời cho câu hỏi 1 là dưới 90 ngày và bạn có câu trả lời hợp lý cho câu hỏi 4, hãy thuê. Nếu câu trả lời cho câu hỏi 1 là hơn 180 ngày và bạn có thể trả lời khẳng định cho câu hỏi 3, hãy mua. Nếu thời gian nằm giữa hai con số đó, hãy thuê nhà – và câu trả lời cho câu hỏi 8 và 9 sẽ cho bạn biết nên ký hợp đồng thuê nhà với hình thức nào.

Câu hỏi thường gặp